Combinar correspondencia
Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como lo son generación de etiquetas, la impresión de sobres para invitaciones.
Conceptos previos
Origen de datos: Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos.
Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente
- Utilizar una lista existente: Aparece la opción Examinar... Hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
- Seleccionar de los contactos de Outlook: En lugar de Examinar... Aparece la opción Elegir la carpeta de contacto
- Escribir una lista nueva: La opción Crear... Hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Al hacer clic en la opción Crear... Se abre el cuadro de dialogo Nueva lista de direcciones.
Una vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede a guardarla.
Damos clic en Aceptar y guardamos nuestra lista.
La pestaña Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto.
Desplazarse por los registros
- Permite ver los datos del primer registro del origen.
- Permite visualizar el registro anterior.
- Este cuadro permite saber que registro se esta visualizando.
- permite visualizar el registro siguiente.
- Permite visualizar el ultimo registro.
Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento.
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